创新管理机制 全面推进城建档案事业健康发展

近期，住房城乡建设部印发《关于新形势下进一步加强城市建设档案管理工作的通知》（以下简称《通知》）。《通知》从完善城建档案移交工作制度，落实建设工程档案收集、整理、移交各方责任，强化科技赋能，提高服务能力，加强组织保障五个方面，对新时期城建档案管理工作作出了全面、系统、科学的规划和部署，其中更是针对建设项目审批制度改革、提升优化营商环境、强化数据共享等新形势、新环境提出了系列创新举措，需要我们在工作实践中全面贯彻落实。

建立健全工作机制是做好城建档案管理工作的基础。《通知》紧扣城建档案管理工作面临的新形势，更加明确了抓好抓实城建档案管理工作的重要意义和历史价值，指出“要强化组织领导，着力解决当前城建档案管理存在的突出问题，不断提高档案管理能力，结合新形势下档案管理工作特点，按照管理权限在机构设置、人员配置、工作经费等方面给予充分支持”。当前，受机构改革影响，城建档案工作管理体制发生了较大变化。山东省在事业单位机构改革后，全省大部分城建档案管理机构建制取消或设为局属事业单位内设机构，人员编制和档案经费保障等弱化现象较为突出。但随着城市更新和韧性城市政策的推进，城建档案价值开始凸显，呈现出多元化利用趋势，其管理工作也愈来愈显得重要。《通知》从五个方面提出了强化城建档案管理工作的组织保障措施，对当前及下一步加强城建档案管理工作具有积极推进和保障作用，需要各地城建档案管理机构对照《通知》要求补短板、强提升，实现新形势下城建档案管理工作高质量发展。

规范移交制度是抓实城建档案管理工作的核心。城建档案移交质量直接影响城建档案后期的应用价值，必须把好移交关口。《通知》针对城建档案移交机制和落实建设工程各方责任主体，作出了具体的工作规范和要求。当前，各地城建档案管理机构在健全城建档案归档工作机制方面进行了积极探索，总体呈现向上向好态势，总结出了一大批可推广可复制的典型经验和做法。山东省德州市针对市政道路设施类、风景园林类等重点项目因建设手续不全等导致档案移交难或档案不齐全的状况，市纪委监委印发了《德州市重点项目建设廉政档案实施细则（试行）》、市城建档案管理部门联合市重点项目挂图作战指挥部印发了《德州市重点项目建设档案归档要求及目录》等规范性文件，保证了建设工程项目档案归档质量。《通知》充分借鉴了这些好的做法，并以文件和制度形式予以固化和推广，对开展新形势下城建档案管理工作起到了积极推进作用。各地城建档案管理部门要学透吃透《通知》精神，加快提升城建档案信息化管理水平，积极开展与工程建设项目审批、建设工程全过程图纸数字化等系统平台的对接，加快推进建设工程项目竣工档案“一键归档”线上移交，为档案高质量移交管理提供便捷高效的“科技绿色通道”。

强化信息化系统建设是推进城建档案管理工作的重要手段。目前，“馆藏档案数字化，新增档案电子化”工作已在各地全面展开，城建档案正面临“双套制”向“单套制”、非结构化数据向原生数据接收转变的重要阶段，而实现这一过渡阶段的城建档案管理工作只能依靠科技技术和智慧化的城建档案综合管理系统。《通知》指出，“城建档案管理部门要加大推进城建档案数字化建设力度，建立和完善城建档案管理系统”。山东省计划推进城建档案“一键归档”，将工程电子文件按节点动态归集列为2024年度营商环境创新行动。要完成这一考核指标工作，必须建立与之相适应的城建档案综合管理系统。目前，全省多数地市已通过信息化科技手段实现建设工程项目档案归档线上线下同步办理，青岛市、济南高新区成功通过国家级高水平数字档案馆测评，城建档案信息化建设有了质的提升。面对城建档案信息化建设的快速发展，海量的电子档案数据安全已成为城建档案信息化建设管理的重要任务。《通知》明确，“加强建设工程档案资源管理，做好档案数据容灾、异质异地多套备份和数据保全管理工作，防范因信息汇聚关联引发泄密风险”。城建档案管理部门应将城建档案数据信息储存与安全管理作为城建档案管理工作的“红线”和底线，建立和完善与信息化发展相适应的信息数据安全保障体系，加强硬盘、蓝光光盘等常规静态、物理性数据备份介质的管理，及时更新改造档案基础设施设备，解决馆库面积不足、年久失修、设施不全、设备老化等影响城建档案保管安全问题，不断增强信息系统安全预警、应急处置和灾难恢复能力，持续提升电子数据管理能力和水平。

提升社会利用服务能力是加强城建档案管理工作的重要途径。城建档案管理工作的目标是实现档案的最大化利用，这也是城建档案社会功能价值的最大体现。而要实现这一目标就必须全面提高城建档案管理部门社会服务能力，快捷高效地满足社会公众对城建档案的多元化需求。《通知》指出，“城建档案管理部门要完善档案利用制度建设，保障档案利用安全和通畅，探索运用数据化、网络化、智能化方式，实现档案查询利用方便快捷服务。”城建档案管理部门要充分借助公众大厅自助查档设备、政务服务APP平台等创新举措，提供档案移交、管线数据、房屋建筑等网上查询服务，提升群众办事满意度，实现“信息多跑路，群众少跑腿”的普惠服务目标，通过打造便捷、高效的信息高速公路，实现城建档案大数据的共享应用，这也是城建档案管理工作走向大数据时代、发挥“政务网+档案服务”的关键一步。德州市在全省率先开通了微信公众号查询利用档案平台，推行了城建档案管理系统一体化建设，馆与馆之间城建档案数据互联互通、互查互用，真正打破了城建档案领域“数据烟囱”“信息孤岛”的限制，让该联的联得通，能查的查得到，让全市的城建档案数据迅速归拢、即时可得，实现了城建档案管理工作的规范化、集约化、标准化发展。

当前，住房城乡建设事业进入了一个新的发展时期，城市正在由过去的“以扩大城市规模的高颜值大建设”向“以人为核心的高质量城市更新”转变，城建档案愈来愈得到社会认可和关注。城建档案管理部门需要紧跟时代发展，切实把《通知》精神贯彻落实到新形势下城建档案管理工作全过程中，真正发挥城建档案赋能社会发展的价值和作用。